Norma leva em consideração necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Judiciário.
O Tribunal de justiça do Amazonas divulgou a Resolução n.º 18/2021, que institui as Políticas de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital, a Política de Gestão da Memória e a Política de Preservação Digital nos sistemas informatizados da instituição ou sob custódia das unidades de arquivo do Tribunal, com fundamento nas diretrizes e instrumentos descritos no artigo 5.º da Resolução n.º 324/2020 do Conselho Nacional de justiça.
A norma foi disponibilizada no Diário da justiça Eletrônico de quarta-feira (25/08), da página 15 a 25 do Caderno Administrativo, após ser aprovada na última sessão do Tribunal Pleno, em 24/08.
Entre as questões observadas para aprovação do documento estão a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário do Amazonas e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais; e a necessidade de assegurar a autenticidade, integridade, segurança, preservação e acesso em longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos.
A proposta também faz referência à Constituição da República, que garante, nos incisos XIV e XXXIII do artigo 5.º o acesso à informação como direito fundamental, seja de interesse particular ou de interesse geral ou coletivo; e define que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, no seu artigo 216, parágrafo 2.º
Três sistemas servirão como auxiliares na gestão documental: Sistema de Gestão de Documental (Sisged); Controle de Desarquivamento e Rearquivamento (CDARQ); e Sistema para Cadastros dos Processos Digitalizados (Sispro), sendo que até a implantação do sistema CDARQ o tribunal utilizará o Sistema de Desarquivamento em uso (DESARQ).
A resolução divide-se em capítulos; um deles trata da Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em Meio Digital, que aborda a questão dos softwares e hardwares utilizados nos processos digitais, que devem ter medidas para gestão documental, observando uma série de critérios e aspectos apresentados. Este capítulo também orienta quanto à digitalização de processos analógicos, ao arquivamento dos processos virtuais, e ao tratamento arquivístico destes processos.
Já o capítulo sobre a Política de Gestão da Memória define-a como “o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário do Estado do Amazonas, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa”.
As normas adotadas para a gestão da memória deverão ser compatíveis com aquelas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), cujos princípios e diretrizes são listados na resolução.
Para atuar neste item, o TJAM institui, pela norma, a Comissão de Gestão da Memória, a ser presidida por um desembargador designado pelo presidente do Tribunal, e constituirá unidades de gestão de memória.
E no capítulo sobre a Política de Preservação Digital, que abrange todos os documentos arquivísticos nato digitais ou digitalizados, produzidos ou recebidos em função do cumprimento da missão institucional do Tribunal, são apresentados os princípios, objetivos e requisitos da mesma.
Também é abordada neste tópico a implantação do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), que será composto de um repositório digital para documentos arquivísticos e de procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais custodiados, para preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário.
Dentro desta política, deverá ser elaborado o Plano de Preservação de Documentos Digitais (PPDD) do TJAM, por um grupo de trabalho a ser constituído.
Neste capítulo são apontadas, ainda, as competências do Arquivo Central Júlia Mourão de Brito, como supervisionar a elaboração do PPDD, acompanhar a execução das ações nele estabelecidas e requisitar colaboração de outras unidades na sua implementação.
E também as competências da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, como contribuir com informações técnicas para a elaboração do PPDD, analisar a viabilidade técnica das ações das unidades do tribunal para o desenvolvimento da Política de Preservação Digital do TJAM, realizar as ações referentes à tecnologia de informação e comunicação para o desenvolvimento da Política de Preservação Digital e a implementação do Plano de Preservação Digital do TJAM.
Ao final, a resolução diz que algumas medidas, que exijam condições técnicas e financeiras para sua implementação, ficam suspensas até que a Presidência considere que estejam atendidas, observando-se as Resoluções n.º 33/2020 e n.º 91/2009 do CNJ e os limites impostos pelo artigo 8.º da Lei Complementar n.º 173/2020.
Confira a íntegra da resolução no link a seguir:
#PraCegoVer – Na foto que ilustra a matéria vê-se um dos corredores do Arquivo Central do TJAM, onde grandes prateleiras guardam processos físicos. Ao centro do corredor, um trabalhador transporta alguns desses processos, num carrinho.
Patrícia Ruon Stachon
Foto: Chico Batata / Arquivo TJAM
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