Por Sandra SiqueiraEquipe Ascom Ufam
Há dois anos, a Ufam adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no gerenciamento dos processos administrativos institucionais. Celeridade e segurança são as principais vantagens do novo sistema que têm sido de grande importância para o funcionamento da Universidade durante o período de suspensão de atividades presenciais em razão da pandemia de covid-19.
De acordo com um dos membros do comitê gestor do SEI e ex-integrante da comissão de instalação do sistema, Jones Simão Bulbol Júnior, o atendimento às legislações vigentes e a necessidade de modernizar a gestão de documentos, dos processos e dos fluxos de trabalho da Universidade corroboraram para a escolha do SEI. “A disponibilização do SEI deu-se através da celebração de Acordo de Cooperação Técnica entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e a Universidade Federal do Amazonas, em 2017. Até julho de 2018, foi uma fase em que o CTIC estava instalando, a comissão estava fazendo algumas parametrizações iniciais. A partir de agosto de 2018, a comissão começou o projeto piloto do SEI para ser utilizado em algumas unidades específicas. Conforme os meses foram passando, o sistema foi sendo implantado de forma gradativa”, conta Jones.
Assim, em 2020, o SEI já é uma realidade em toda a Instituição, o que foi fundamental para a realização das demandas remotas, resultado da paralisação das atividades presenciais. “Nesses dois anos há muito o que comemorar, principalmente durante o período de suspensão das atividades acadêmicas e administrativas. A portabilidade e o acesso remoto do sistema auxiliam significativamente para o desempenhar das atividades. Dentre outras conquistas, citam-se: celeridade nos trâmites processuais, segurança das informações, gestão eletrônica de documentos”, comenta o representante do Arquivo Central no comitê gestor do SEI.
Ainda segundo Jones Júnior, o sistema tem colaborado para a modernização administrativa e a criação de uma nova cultura organizacional de modo a adotar o processo eletrônico, e não mais a utilização de documentos impressos.
Celeridade, Economia e Acesso
Um dos setores da Ufam que mais trabalham com processos administrativos, a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progesp) é um exemplo de como o SEI trouxe melhorias para o dia a dia da Universidade. Todos os 10 setores da Pró-reitoria afirmam que o sistema resultou em maior celeridade na gestão dos processos, bem como apresentam outras vantagens advindas dele, como economia de material de escritório e melhoria na comunicação interna. “É enorme o ganho de celeridade processual com a entrada do sistema SEI em nossas atividades. Podemos dizer, inclusive, que sua utilização nos levará a rever a desnecessidade de alguns fluxos de processos e a importância de outros. Além disso, muito importante, é a possibilidade de não nos perdermos num mar de papéis (ou de perdemos os próprios papéis no meio de tantos e diversos processos físicos). E vejo que, ao longo do tempo e com os aprimoramentos necessários, ainda mais ganhos deveremos de ter”, declara a pró-reitora Vanusa Firmo.
Presente também nos institutos fora da sede, o SEI tem contribuído para a aproximação entre os campi. Para o diretor do Instituto de Ciências Sociais, Educação e Zootecnia (Icsez), professor José Luiz Fonseca, o SEI é uma ferramenta importante que foi implantada para tornar mais eficiente e rápida a gestão institucional pública. “Neste sentido, observamos que na Universidade Federal do Amazonas o fluxo de processos estão todos sendo otimizados, consequentemente a racionalização das despesas administrativas está sendo observada. Assim, entendemos que o SEI, tem alcançado seus objetivos, principalmente assegurando a eficiência, a eficácia e a transparência na administração pública, em especial na Ufam. Entendo também, que precisamos ampliar o treinamento a nossos servidores para tornar ainda mais eficiente o uso do SEI”, ressalta o diretor.
