Visando organizar o fluxo de informações técnico-administrativas, a Fundação Alfredo da Matta (Fuam) acaba de concluir um trabalho de reformulação e padronização de todos os formulários utilizados nas áreas administrativa e técnica, inclusive os utilizados no atendimento de pacientes. O trabalho, que durou cerca de quatro meses, envolveu todos os setores da Fundação e resultou na redução de 20% dos modelos de documentos que eram utilizados.
“Foram quatro meses fazendo levantamento, análises, revisões, correções e aprimoramento dos modelos existentes para que se chegasse à criação de novos formulários técnicos e administrativos, levando à redução considerável da quantidade de documentos, o que por sua vez resultou em diminuição de custos”, explica o diretor-presidente da Fuam, Ronaldo Amazonas.
Os formulários, fichas, mapas, cartões, requerimentos e demais impressos foram todos readequados e agora seguem um padrão único. As redundâncias também foram eliminadas, de modo que os documentos que continham informações já contempladas em outros formulários foram revisados e readequados, condensando em um só as informações antes disponíveis em modelos diferentes, mas que tratavam de uma mesma área ou atividade.
“Posso citar como exemplo os formulários que tínhamos para o atendimento na área de assistência social; de cinco documentos utilizados, elaboramos um só, excluindo o que estava repetido, sem comprometer a qualidade da informação”, explica o diretor-presidente.
O trabalho de revisão foi criterioso, de modo a não suprimir nenhum dado importante para o atendimento de pacientes ou para o andamento de atividades administrativas. O impacto na prática diária dos profissionais já é visível, com a otimização do trabalho, redução de tempo para o preenchimento de documentos, além de economia em papel e impressão para a instituição.
“Fizemos o levantamento e vimos que tínhamos no nosso almoxarifado 180 modelos de documentos, sendo 170 da área técnica e 10 da área administrativa, e já de início vimos que, dos 170 formulários técnicos, utilizávamos apenas 60. Todo o resto estava em desuso, estava ali parado”, explica o Ronaldo Amazonas.
A equipe responsável seguiu com o trabalho de reorganização dos documentos, e o excesso de papel foi doado para reciclagem.
Ao final, com todos os formulários revisados, codificados e devidamente separados em pastas, conforme a área, foram totalizados 139 formulários, de dez setores. As impressões ficam a cargo de serviço gráfico contratado ou feitas pelo Departamento de Administração.
