Dando prosseguimento às ações da Comissão de Controle Interno, a Secretaria de Estado da Assistência Social (Seas) está iniciando um canal de comunicação denominado “Controle Orienta”, um meio de comunicação do Controle Interno com os demais setores do órgão. O objetivo da iniciativa é orientar os servidores sobre os procedimentos e normas pertinentes às atividades desenvolvidas no âmbito dessa secretaria.
Essas informações serão transmitidas por meio do e-mail institucional da Seas, via Portal Integra Amazonas, aos servidores, que serão informados sobre normativas, procedimentos, e outras informações de forma rápida e célere. A ferramenta permite aos servidores –gerentes, secretárias, chefes de departamentos, gestores e demais servidores – obter informações em tempo real sobre o que estiver acontecendo dentro da Seas.
Todo esse levantamento será feito pelo Controle Interno, promovendo um meio prático e rápido de levar informações aos servidores do órgão e manter o feedback com toda a estrutura organizacional.
Além disso, o repasse dessas informações por meio do e-mail institucional aos servidores será uma forma de criar uma cultura interna no uso dessa ferramenta. “O Portal Integra será nosso instrumento de comunicação”, disse a técnica da equipe do Controle Interno da Seas, Adriana Celina Rodrigues.
A técnica ressalta que essa comissão vai ajudar na aplicação da normativa com padronizações e criação de formulários que visam atender às normas do órgão de assistência social, no sentido de normatizar, padronizar e esclarecer o público interno e externo sobre suas ações.
Neste momento, o Controle Interno tem uma natureza normativa, ou seja, trabalha na criação dos fluxos, manuais de procedimentos, faz um acompanhamento por meio das auditorias e de processos. De acordo com Adriana Rodrigues, o feedback será obtido por meio dessas auditorias, análises dos processos, dos fluxos, que serão feitos nos departamentos da Seas. “Esse será o primeiro passo. Esperamos alcançar de forma rápida e coletiva todos os servidores”, frisou.
O trabalho do Controle Interno começou com a elaboração da Carta de Serviços da Seas e a elaboração do fluxo dos processos. Segundo Adriana Rodrigues, a partir do momento em que esse fluxo foi apresentado aos setores da Seas, o Controle Interno também entrou com o fluxo dos processos de pagamento, de diárias e passagens, de lotação e de licitação.
“Todos eles passam pela nossa análise. No momento em que esses processos passam por aqui, nós identificamos quais as fragilidades. Feito isso, elaboramos as normas que vão ser plicadas em cada setor”, mencionou.
Apoiar serviços – Dentre as atribuições do Controle Interno está o apoio aos setores e departamentos da Seas na normatização, sistematização e padronização dos seus procedimentos e rotinas operacionais, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle com vistas a defesa dos princípios que regem a administração pública.
A priori, o Controle Interno tem o caráter orientativo, visando informar acerca do procedimento correto que os servidores devem adotar, e essa informação vai chegar a todos via email institucional.
“Mas, o Controle pode ter também o caráter punitivo no final do processo, porque exige a responsabilidade de todos”, disse Adriana, informando que já foram identificados, de forma pontual, todas as fragilidades setoriais da Seas, no que diz respeito a procedimentos falhos que precisam ser ajustados e que de agora para frente serão trabalhados.
A Comissão de Controle Interno da Seas foi criada no dia 23 de abril deste ano, por meio da Portaria 76, publicada no Diário Oficial do Estado. No dia 19 de junho, foi apresentada oficialmente aos servidores do órgão. Além de se relacionar com todos os setores do órgão, vai interagir com os prestadores de serviços como forma de dar transparência aos serviços oferecidos à população.
O Controle Interno é uma recomendação do Tribunal de Contas do Estado (TCE) e também foi anunciado pelo governador Wilson Lima como forma de proporcionar uma gestão mais efetiva e transparente, com a consequente redução nos gastos públicos.
